Dématérialisation de documents : simplifiez votre gestion | Inovera
La dématérialisation de documents n’est plus une option. Découvrez, vous aussi, de quelle manière elle peut améliorer drastiquement votre gestion au quotidien.
De quelle manière la dématérialisation de vos documents simplifie-t-elle votre gestion ?
La plupart des entreprises sont aujourd’hui obligées d’entamer le virage de la digitalisation de façon plus ou moins importante. Il en va de leur compétitivité, donc de leur survie à long terme.
Dans ce contexte, la dématérialisation des documents s’impose comme une solution intéressante à plus d’un titre.
Que ce soit pour gérer certaines activités d’une petite entreprise ou automatiser un certain nombre de workflows d’une grande société, la dématérialisation de documents s’intègre facilement dans un certain nombre de process afin de vous faire gagner du temps donc de l’argent.
À ce titre, c’est une excellente aide à la gestion.
En quoi consiste la dématérialisation de documents ?
La dématérialisation de documents englobe un certain nombre de process pouvant être simples ou plus complexes.
Sous sa forme la plus basique, l’emailing permet d’envoyer ou recevoir facilement des documents. Si vous voulez aller plus loin, il est possible de mettre en place des plateformes sécurisées dédiées à la gestion de vos fichiers (création, partage et archivage).
Ceci étant dit, avec l’avancée des technologies, de nouveaux outils toujours plus performants tels que l’automatisation robotique des processus (RPA) apparaissent.
Grâce à la gestion RPA automatisée, il est possible de demander aux robots de réaliser certaines tâches répétitives, autrefois effectuées par les humains.
Pour résumer : il existe autant de solutions de dématérialisation de documents que de besoins.
Les avantages de la dématérialisation de documents
Comme indiqué en préambule, le principal avantage de la dématérialisation de documents est le gain de temps offert par ce type de solution.
Prenons l’exemple d’un devis qui doit être édité par l’entreprise avant d’être envoyé au client. Ce dernier doit ensuite le signer, et le renvoyer à son tour. Auparavant, cet échange demandait des rendez-vous physiques ou des envois par La Poste. Aujourd’hui, tout peut se faire en ligne en un instant.
De plus, au lieu d’archiver vos documents dans des étagères, vous les déposez dans des lieux de stockage dédiés sur Internet. Bien plus sécurisé qu’une armoire, le stockage en ligne vous fait gagner de la place tout en réalisant des économies intéressantes sur l’achat de matériel et de fournitures.
Sans oublier le caractère écologique de la dématérialisation puisque vous n’utilisez plus de papier, tout en évitant d’avoir recours au canal postal.
De plus, grâce au principe de RPA simplifié, toutes les entreprises peuvent bénéficier d’une aide à la gestion très efficace à moindre coût.
Comment la dématérialisation de documents peut-elle améliorer votre gestion ?
Aujourd’hui, vous vous occupez sûrement de vos factures ou de l’envoi de certains documents importants vous-mêmes.
Savez-vous que la robotisation RPA permet une automatisation complète d’un certain nombre de processus ? Cela concerne aussi bien le service RH (gestion de la paie, signature des contrats de travail…) que le service logistique et commercial (signature de contrats, archivage et création d’une étiquette d’envoi de colis par exemple).
Ainsi, vous pouvez, d’un côté, vous concentrer sur ce qui est réellement important pour votre entreprise en laissant les robots gérer les tâches les plus rébarbatives. De l’autre, vous profitez d’une solution logicielle pertinente qui vous aide à gérer au mieux vos documents en prenant en compte les normes légales en vigueur (durée d’archivage entre autres).
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