Optimisation du travail collaboratif entre finance et opérations grâce à la GED

25/08/2024

Dans le contexte industriel actuel, la gestion électronique des documents (GED) est devenue un outil incontournable pour les départements financiers et opérationnels. Elle offre une solution stratégique pour surmonter les défis liés à la gestion manuelle des documents, souvent chronophage et source d'erreurs. Cet article explore comment la GED transforme le travail collaboratif en optimisant les processus de gestion documentaire.


processus

Partie 1 : Défis actuels sans GED

La gestion manuelle des documents implique souvent des recherches fastidieuses et des rapprochements de données éparpillées sur différents supports et outils. Cette dispersion entraîne une perte de temps significative et augmente le risque d'erreurs, notamment dans le rapprochement des commandes, des livraisons et des facturations. Les erreurs de saisie ou de correspondance peuvent entraîner des conséquences financières importantes et nuire à l'intégrité des données financières.

 

 

Partie 2 : Rôle de la GED dans la facilitation du travail collaboratif

I. Centralisation des documents

La GED centralise tous les documents relatifs aux processus d'achat et de vente dans un répertoire unique. Cela simplifie l'accès pour tous les intervenants, garantissant que chacun travaille avec les versions les plus à jour des documents. 

 

II. Automatisation du rapprochement

La GED automatise le rapprochement des bons de commande avec les accusés de réception, les bons de livraison, et les factures. Ce processus réduit le temps de traitement et minimise les erreurs en assurant que toutes les étapes de validation sont respectées avant la clôture d'une transaction. 

 

III. Contrôle automatique

La solution de GED vérifie automatiquement les désignations, les quantités, et les montants financiers (hors taxes, TVA, TTC) pour chaque document. Ce contrôle ligne à ligne assure l'exactitude des informations et prévient les erreurs de facturation ou de commande. 

 

IV. Intégration avec les systèmes comptables

En plus de simplifier la gestion documentaire, la GED facilite l'intégration des données dans les systèmes comptables, permettant une saisie automatique et une réconciliation instantanée des comptes. 

 
ordinateur

Partie 3 : Les bénéfices de la GED

I. Gain de temps et réduction des coûts

L'automatisation et la centralisation offertes par la GED libèrent les employés des tâches répétitives et permettent une réaffectation des ressources vers des activités à plus forte valeur ajoutée. Cela se traduit par une réduction des coûts opérationnels et une augmentation de la productivité.

 

II. Amélioration de la conformité et de la traçabilité

Avec la GED, chaque document est tracé et archivé selon des normes strictes, ce qui facilite les audits et améliore la conformité réglementaire.

 

III. Accès facilité et sécurisé

La GED offre un accès sécurisé et facile aux documents, essentiel pour les équipes travaillant à distance ou sur plusieurs sites, renforçant ainsi la collaboration et la flexibilité.

 

Conclusion

La Gestion Électronique des Documents révolutionne le travail collaboratif entre les départements financiers et opérationnels. En transformant les processus manuels en workflows automatisés et contrôlés, la GED ne se contente pas de simplifier la gestion documentaire ; elle devient un levier stratégique pour la performance organisationnelle.

 

 

 

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