Les enjeux de la mise en place d'une GED (Gestion électronique des documents) pour une entreprise
La Gestion Electronique des Document est un véritable enjeu majeur pour les entreprises aujourd'hui. Elle permet la valorisation et le partage des documents et des connaissances en un temps optimisé.
Quels sont les avantages de la Gestion Electronique des Documents (GED) ?
1 - Le Partage de l'information
Un système de GED permet le partage des documents entre les collaborateurs, tout en gardant un contrôle des accès aux différents dossiers. Le transfert de l'information est donc simplifié puisque tout collaborateur a accès en permanence à l'ensemble des documents dont il a besoin.
Mettre en place une Gestion Electronique des Documents permet donc d'éviter les rétentions de documents par des collaborateurs mal organisés.
2 - Centralisation et organisation de l'information
Les dossiers étant centralisés, dans un serveur commun, l'information est mieux hiérarchisée. Terminée la fragmentation des données qui rendait complexes l'accès à l'information. Tout est facilement accessible, et en permanence, par les collaborateurs qui en ont besoin.
3 - Meilleure collaboration
La Gestion Electronique des Documents (GED) est un vrai appui pour le travail en groupe, car elle facilite la communication interne.
- Gain de temps : les documents étant organisés et centralisés leur recherche s'effectue beaucoup plus rapidement qu'auparavant. Sans oublier que la mise en place d'une solution de Recherche Automatique des Documents (RAD) permet d'accélérer considérablement la vitesse d'accès à l'information.
- Gain en efficacité : Le temps gagné grâce à la GED dans la recherche de documents peut être mis au service de la productivité. En facilitant le transfert de l'information, c'est l'efficacité de toute vos équipes qui s'améliore considérablement.
En conclusion
La Gestion Electronique des Documents vous permet de simplifier le partage et l'accès à l'information, et gagner ainsi en productivité. Tout en minimisant l'usage du papier et en répondant ainsi aux exigences environnementales actuelles.
