La dématérialisation pour les entreprises : quels enjeux ?
La dématérialisation est aujourd'hui, plus que jamais au cœur des problématiques des entreprises et des administrations. Mais elle n'est pas seulement réduite à la numérisation, elle englobe plusieurs domaines.
La dématérialisation
La dématérialisation consiste à transférer les données stockées sur des supports analogiques, vers des supports numériques. Cela comprend :
- La dématérialisation des documents (numérisation)
- La dématérialisation des échanges
- La dématérialisation des activités et des processus : gestion électronique des documents (GED)...
On emploie le terme de dématérialisation native pour qualifier les informations, échanges et les processus créés directement sur support numérique.
Pourquoi dématérialiser ?
Les avantages sont nombreux, dès lors que les documents sont dématérialisés et numérisés, les nouvelles tâches de gestion sont facilitées :
- La gestion électronique des documents (GED) permet une meilleure gestion de l'information : plus rapide, plus efficace, moins chronophage
- L'information est centralisée dans un référentiel unique plutôt que fragmentée (Papier/ Numérique, Logiciels métiers, Pièces jointes dans les adresses de messagerie, ...)
- Sécurisation du patrimoine documentaire
- Diffusion et partage immédiat de l'information d'où que l'on soit
- Recherche étendue dans le corps du document et non plus dans le titre
L'enjeu principal : La relation fournisseurs
Concernant la dématérialisation, les entreprises s'orientent en priorité vers la dématérialisation du processus fournisseurs (79%), puis vers le processus clients (50%). (Source : Livre Blanc de la Dématérialisation - Cabinet EY).
Ce choix se justifie par un retour sur investissement rapide. En effet, le traitement du processus fournisseurs présente différentes contraintes telles que :
- Un délai moyen de traitement des factures fournisseurs plus long (14 jours)
- Un ensemble de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée (tri du courrier, saisie des données, gestion des flux papier...)
- Un risque d'erreurs plus élevé (erreur de saisie, perte de documents, erreur de paiement) ;
- Un coût moyen de traitement par facture élevé (15 euros)
- Un impact significatif sur le besoin en fonds de roulement
Ainsi, la dématérialisation des factures fournisseurs donne l'opportunité, à chaque entreprise, de répondre à ces différentes problématiques en apportant des avantages significatifs comme le fait de réduire de 60% le coût moyen de traitement des factures ou encore d'en diviser par 5 les délais.
